Portal de Transparència

Antecedentes

La Ley 19/2014, del 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno publicada en el DOGC n.º 6780 de 31 de diciembre de 2014, (Ley de Transparencia) establece una serie de obligaciones hacia las administraciones locales, para dar a conocer su actividad.

El derecho de acceso a la información pública es uno de los ejes básicos de la Ley y se configura como verdadero derecho subjetivo de los ciudadanos, que complementa la información que el ciudadano puede obtener por vía de la transparencia activa a través del Portal de Transparencia.

La "información pública" se define como toda la que ha sido elaborada por la Administración y la que esta tenga en su poder como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones, incluida la que le suministren el resto de sujetos obligados de acuerdo con el establecido por la Ley.

La Ley regula el procedimiento específico de ejercicio de este derecho de acceso, incluyendo las causas de inadmisión de las peticiones de acceso a la información y los límites materiales que lo restringen.

El artículo 19.2 de la Ley establece que las administraciones públicas tienen que adoptar las medidas organizativas necesarias para garantizar el cumplimiento del derecho de acceso a la información pública.

El artículo 27.4 de la Ley preceptúa que las administraciones tienen que establecer sistemas para integrar la gestión de las solicitudes de información en el ámbito de su organización interna.

La disposición adicional cuarta de la ley obliga a que los sujetos incluidos en su ámbito de aplicación promuevan y hagan las adaptaciones organizativas, procedimentales y de régimen interno que hagan falta, para ajustar su actividad y cumplir con los preceptos de la Ley.

El artículo 73.1 del Reglamento Orgánico Metropolitano (ROM), establece como objetivo y obligación propia del AMB ampliar y reforzar la transparencia de sus actividades y reconoce y garantiza el derecho de la ciudadanía y los municipios de acceso a la información relativa a estas actividades públicas.

El artículo 76 del ROM en lo referente a la oficina de atención e información prevé que el AMB se dote de una Oficina de atención e información con medios tecnológicos y de organización adecuadas para garantizar una respuesta eficaz en relación a las consultas sobre información de la institución y los servicios públicos.

En este contexto, la Presidencia del Área Metropolitana de Barcelona, mediante Decreto de fecha 14 de diciembre de 2015, asigna a la Agencia de Transparencia entre otras funciones, la propuesta y colaboración en la elaboración de protocolos para garantizar el derecho de acceso a la información, referidas tanto a la propia Área Metropolitana como a sus entidades vinculadas.

Por todo el anterior, la Presidencia, haciendo uso de las competencias que le atribuye el artículo 3 c), f) y q) de la Ley 31/2010 del 3 de agosto de creación del Área Metropolitana de Barcelona, a propuesta de la Agencia de Transparencia, emite la siguiente

Circular sobre el procedimiento de ejercicio del derecho de acceso a la información pública en el Área Metropolitana de Barcelona

Primero.- Objeto

El objeto de la presente Circular es el establecimiento del procedimiento y asignación de funciones entre los diversos agentes intervinientes en la tramitación de las peticiones de acceso a la información pública que puedan formular por los ciudadanos en el marco de la Ley 19/2014 de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Todo esto, sin perjuicio de que se puedan dictar, con posterioridad, otras normas de desarrollo, instrucciones que la concreten, interpreten o clarifiquen o de los ajustes y adaptaciones que aconseje la práctica administrativa.

No es objeto de esta Circular regular la consulta ordinaria de expedientes por parte de sujetos que tengan la condición de interesados en los mismos u otros que se regulen por su propio régimen.

Segundo.- Agentes implicados

• La Agencia de Transparencia . Centraliza la recepción de peticiones de derecho de acceso a la información pública y las distribuye, abriendo los correspondientes expedientes, hace el seguimiento y, con posterioridad a su resolución, remite a los interesados las resoluciones adoptadas por el órgano correspondiente de inadmisión, estimación, desestimación y archivo de las actuaciones por desistimiento.
• El enlace de transparencia . Es la persona designada por cada área o departamento para hacer tareas de seguimiento y de interlocución con la Agencia de Transparencia y que se encarga, entre otras funciones, de recibir las solicitudes que le remite la Agencia y de gestionarlas en los términos de la presente Circular.
• Órgano competente para resolver : según la materia que se trate serán competentes los Directores o Directoras de Área en los ámbitos respectivos y la Gerencia en cuanto al Área de Administración y Territorio.

La competencia para resolver en el caso de organismos dependientes o vinculados corresponderá a su órgano de dirección y de gobierno, según lo que tengan establecido.

• Responsable de la tramitación : Director o Directora de Servicios del ámbito objeto de la solicitud de acceso
• Oficina de Atención e Información : Se encarga de la entrega o puesta a disposición del peticionario de la información solicitada en los términos de la presente Circular y de la gestión del cobro de los precios públicos que, en su caso, se tengan que abonar por el solicitante.
• Secretaría General , intervendrá en el circuito en las funciones de fe pública que le son propias.

Confidencialidad : Los agentes y operadores intervinientes en el procedimiento regulado en esta Circular guardarán confidencialidad sobre la identidad de los solicitantes de acceso a la información pública. La identificación de cada petición se hará mediante referencia al número de expediente asignado por el sistema informático de gestión de expedientes.

Tercero.- Circuito

A) Petición

1) Solicitud de acceso a la información pública.

1.1. Se puede presentar:

- De manera electrónica a través del formulario que se habilite al efecto al Portal de Transparencia (hay que disponer de firma digital), que se registrará electrónicamente.

- En papel, se registrará al registro general.

- Por derivación de otra administración que haya recibido la petición y no sea competente.

1.2. Las peticiones pueden referir a información correspondiente al AMB en sentido estricto o a alguno de sus organismos dependientes o vinculados, sin perjuicio que estos puedan recibir directamente las peticiones que les afecten.

1.3. Requisitos de la petición:

- Identidad del solicitante.

- Información precisa a la que quiere tener acceso.

- Formato en que se prefiere tener acceso a la información.

- Dirección de contacto, preferiblemente electrónica.

2) Traslado de la solicitud a la Agencia de Transparencia.

3) Valoración por la Agencia sobre si la solicitud corresponde a un ámbito de competencia del AMB, previa consulta a los servicios finalistas si fuera necesario.

3.1. Si no es competente se informa el interesado de la derivación de su petición a la Administración que se considere competente (si se conoce). El plazo para hacerlo es de quince días naturales.

3.2. Si la información pedida ya se encuentra publicada en la web, la Agencia lo comunicará por correo electrónico al interesado, proporcionándole el correspondiente enlace. No habrá que abrir procedimiento administrativo.

3.3. Si la Agencia concluye que el AMB es competente, abrirá expediente administrativo y dará traslado de la solicitud o aviso al enlace de transparencia del área o departamento que aprecie que dispone de la información para que se haga la tramitación.

3.4. Si la información corresponde a un organismo dependiente o vinculado al AMB, la petición se trasladará al enlace de transparencia del organismo designado al efecto. Este traslado tendrá carácter de derivación del artículo 30 de la Ley de transparencia y se comunicará al interesado dentro de un plazo de quince días naturales. En este caso también se abrirá expediente administrativo y se hará el seguimiento por parte de la Agencia de Transparencia.

B) Tramitación

4) Una vez abierto expediente y trasladada la solicitud al enlace de transparencia, la Agencia de Transparencia informará el solicitante de los siguientes extremos:

- Fecha de entrada de la solicitud (fecha de registro o fecha de recepción de la petición por el AMB en caso de derivación de otra administración)

- Órgano responsable de resolver.

- Fecha máxima para resolver: un mes desde la entrada de la solicitud.

- Persona responsable de la tramitación.

De esta comunicación se dará cuenta al enlace de transparencia designado a tal efecto por cada área o dependencia.

En el caso del apartado 3.4. la tarea de información al solicitante corresponderá al organismo dependiente al cual se ha hecho la derivación.

5) El enlace de transparencia de cada área o dependencia u organismo vinculado o dependiente recibe la solicitud y la gestiona, asumiendo las siguientes tareas:

5.1. Requerir aclaraciones si la solicitud fuera de forma evidente imprecisa o demasiado genérica (el plazo para enmendar es de un mínimo de 10 días hábiles). Se prestará, en su caso, asesoramiento al solicitante para que pueda concretar su petición. Una vez agotada el plazo sin concretar la petición se considera que el solicitante ha desistido y se concluye el expediente, dando cuenta a la Agencia de Transparencia para notificación y cierre del expediente.

5.2. Si la solicitud es precisa, analizar si es o no admitida a trámite.

5.3. La inadmisión solo puede obedecer a las siguientes causas previstas en el artículo 29 de la Ley de transparencia:

a) Si se piden notas, borradores, resúmenes, opiniones o cualquier documento de trabajo interno sin relevancia o interés público.

b) Si para obtener la información que piden hace falta una tarea compleja de elaboración o reelaboración. Sin perjuicio que se pueda dar acceso a la información de manera desglosada.

c) Si la información que se pide se encuentra en fase de elaboración y se tiene que hacer pública, de acuerdo con las obligaciones de transparencia del título II de la Ley, dentro del plazo de tres meses.

La inadmisión requiere resolución motivada del órgano competente para resolver y será notificada al interesado por la Agencia de Transparencia.

C) Resolución

5.4. En caso de admisión:

5.4.1. Se dispone de un mes desde la recepción de la solicitud para resolver sobre su admisión y estimación y notificar. Este plazo se puede prorrogar en un máximo de quince días hábiles más si lo justifican el volumen o la complejidad de la información requerida. Esta circunstancia se notificará al interesado, así como las causas que la motivan.

5.4.2. Si para obtener la información que se pide hace falta una tarea compleja de elaboración o reelaboración, se puede dar la información de manera desglosada, con la audiencia previa del solicitante.

5.4.3. En caso de posible afectación de derechos o intereses de terceros identificados o fácilmente identificables:

§ se dará traslado de la solicitud a los terceros afectados y se les otorgará un plazo de 10 días hábiles para presentar alegaciones. El plazo para resolver se suspende.

§ se notificará el solicitante de la existencia de terceros afectados, de que éstos han sido notificados y de la suspensión del plazo para resolver.

5.4.4. La desestimación total o parcial de la solicitud de acceso solo puede acordarse cuando, de acuerdo con el artículo 21 de la Ley de transparencia, su divulgación comporte un perjuicio para:

a) la seguridad pública,

b) la investigación o la sanción de infracciones penales, administrativas o disciplinarias,

c) el secreto o la confidencialidad en los procedimientos tramitados por la Administración, si el secreto o la confidencialidad son establecidos por una norma con rango de ley,

d) el principio de igualdad de las partes en los procesos judiciales o la tutela judicial efectiva,

e) los derechos de los menores de edad,

f) la intimidad y los otros derechos privados legítimos,

g) el secreto profesional y los derechos de propiedad intelectual e industrial,

h) la protección de datos personales.

La desestimación requiere resolución motivada del órgano competente para resolver y será notificada al interesado por la Agencia de Transparencia, con indicación de los recursos que se pueden interponer, incluida la reclamación ante la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso (GAIP).

5.4.5. Si se estima la solicitud:

o se puede formalizar por escrito una resolución estimatoria

o se puede entregar directamente la información requerida

o se puede sustituir la resolución por una comunicación

El criterio general tendrá que ser el de dictar resolución estimatoria expresa, salvo que, por razones de cumplimiento de plazo, sea necesario la entrega directa.

La estimación de la solicitud a pesar de la oposición de terceros tendrá que ser motivada. En este caso, el acceso a la información solo se puede hacer efectivo una vez ha transcurrido el plazo para interponer recurso contencioso-administrativo sin que se haya formalizado o, en caso de que se haya presentado este recurso, si no se ha acompañado de petición de medidas cautelares de suspensión o se ha resuelto este incidente manteniendo la ejecutividad del acto administrativo.

5.4.6. La información se tiene que entregar en el plazo máximo de 30 días hábiles desde la notificación de la resolución de estimación o enviarla conjuntamente con ésta si esto fuera posible, en el formato pedido.

5.4.7. El acceso a la información pública es gratuito si los datos son consultados en el lugar donde se encuentran depositados o bien si existen en formato electrónico, caso en el cual tienen que ser entregados por correo electrónico. La expedición de copias y la transposición a formatos diferentes del original están sujetos, en su caso, al pago del precio público correspondiente.

5.4.8. La expedición de la información en formato diferente al solicitado se tendrá que comunicar y motivar, indicando los formatos alternativos posibles. Este supuesto solo puede obedecer a las causas siguientes, previstas en el artículo 36 de la Ley:

a) si hay una alternativa más económica que no dificulta al solicitante el acceso a los datos

b) si la información ya ha sido difundida o publicada provisionalmente en otro formato y se puede acceder fácilmente. En este caso, se tiene que indicar al solicitante la fuente de información

c) si se considera razonable utilizar un formato diferente del pedido, siempre que se justifique

d) si el formato en que se ha pedido la información puede comportar la pérdida del soporte que la contiene o lo puede dañar

e) si técnicamente no es posible hacer una copia en el formato en que se ha pedido la información

f) si el formato en que se ha pedido la información puede afectar los derechos de propiedad intelectual

6) El responsable de la tramitación comunicará a la Agencia de Transparencia, para que esta haga el seguimiento o, en su caso, haga las notificaciones correspondientes según se establece en el apartado siguiente -sin perjuicio de que ésta quede recogida al programa de gestión de expedientes FIRMADOC en el caso de ámbito AMB- las siguientes incidencias:

a) La petición de aclaraciones al solicitante.

b) La prórroga del plazo para resolver.

c) El otorgamiento de audiencia al interesado en el caso de entrega desglosada de la información que requiera una tarea compleja de elaboración o reelaboración.

d) El archivo de la petición por desistimiento.

e) La comunicación a los terceros afectados.

f) La inadmisión de la solicitud.

g) La estimación o desestimación de la solicitud.

h) Cualquier incidencia relevante que se presente durante la tramitación.

En el caso de organismos dependientes o vinculados al AMB no integrados en el sistema de gestión de expedientes FIRMADOC, las comunicaciones anteriores se harán preferentemente por correo electrónico, dejando constancia al expediente propio del AMB de todas las actuaciones llevadas a cabo.

Las áreas gestoras contarán con el apoyo de la Agencia de Transparencia para orientar sobre los criterios derivados de la Ley y los que fije con carácter interpretativo la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso (GAIP).

7) La notificación de la inadmisión de la solicitud, de su desestimación o estimación y del archivo de las actuaciones por desistimiento, corresponderá a la Agencia de Transparencia. En el caso de organismos dependientes o vinculados, estas tareas corresponderán al propio organismo.

8) La entrega o puesta a disposición de la información solicitada corresponderá a la Oficina de Atención e Información , salvo su consulta presencial al lugar donde se encuentren los datos o de su remisión por correo electrónico. A excepción de este último caso, el solicitante firmará una comparecencia que acredite la efectividad del acceso a la información pública solicitada.

9) El cierre del expediente una vez completada su tramitación, corresponde a la Agencia de Transparencia.

10) En razón de la competencia general de la Gerencia y de las Direcciones de Área para el impulso, la tramitación y la gestión de los asuntos de sus respectivos departamentos, corresponde a los Directores o Directoras de Área y a la Gerencia, en el Área de Administración y Territorio, dictar las resoluciones sobre la estimación o desestimación de las solicitudes de acceso a la información pública de las respectivas Áreas.

Cuarto.- Criterios para la resolución motivada del expediente

La obligación de resolver por parte de la Administración se encuentra recogida genéricamente en el artículo 42 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo. Esta exigencia cobra especial fuerza en el caso del derecho de acceso a la información pública recogido a la Ley 19/2014 de transparencia, dado el carácter positivo del silencio en caso de falta de resolución en el plazo fijado.

La resolución del expediente de petición de acceso de manera expresa es deseable por los casos estimatorios del acceso, e imprescindible por los casos de denegación. Se tiene que tener en cuenta que el incumplimiento de plazos constituye una infracción grave de acuerdo con el régimen sancionador de la Ley 19/2014 de transparencia.

Las resoluciones de denegación total o parcial del acceso a la información se tienen que amparar en la concurrencia de los límites previstos en los artículos 21 y siguientes de la Ley 19/2014 de transparencia, los cuales, dado el carácter limitativo del derecho de acceso se tendrán que interpretar de manera restrictiva y no pueden ampliar por analogía.

La concurrencia de un límite de acceso a la información se tiene que analizar por cada caso en concreto, evaluando el daño efectivo que puede resultar de la difusión de la información, considerando los derechos concurrentes y ponderando la prevalencia entre el interés en la difusión de la información y otros posibles intereses presentes susceptibles de protección establecidos a la Ley.

Este proceso de análisis de la concurrencia de un límite de acceso a la información tiene que quedar reflejado en la resolución desestimatoria que se adopte, la cual incorporará los razonamientos sobre el daño efectivo o muy probable que comportaría la difusión de la información y la justificación de la ponderación de los intereses concurrentes.

En virtud del principio de proporcionalidad consagrado en el artículo 22 de la Ley 19/2014, se puede acordar un acceso parcial de la parte de información no afectada por el límite invocado o bien el acceso con anonimización de datos.

La resolución de inadmisión de la petición de acceso, en cuanto que constituye un juicio previo sobre la procedencia de la solicitud de información, tiene que ser igualmente rigurosa en el análisis de la concurrencia de las causas que dan lugar a la misma (artículo 29 de la Ley).

Al igual que en el caso de las desestimaciones, tendrán que contener la justificación razonada de la existencia de la causa de inadmisión invocada.

Requieren también motivación razonada de la decisión adoptada, las resoluciones que estimen la solicitud de acceso a pesar de la oposición de terceros y las que establezcan la entrega de la información en formato diferente al solicitado.

Quinto.- Régimen sancionador

Constituyen infracciones muy graves con relación al derecho de acceso a la información pública regulado por esta circular, de acuerdo con el artículo 77.2 de la Ley 19/2014:

a) Dar información parcial, o emitir o manipular información relevante con el objetivo de influir en la formación de la opinión ciudadana.

b) Impedir u obstaculizar deliberadamente el acceso a la información en el caso de resolución estimatoria y en los casos establecidos por los artículos 35.1. y 42 de la Ley.

c) Facilitar información relativa a los datos personales comprendidos en el artículo 23 de la Ley sin el consentimiento, expreso y por escrito, de las personas afectadas.

d) Ocultar la existencia de información pública para impedir el conocimiento y el acceso.

Constituyen infracciones graves con relación al derecho de acceso a la información pública regulado por esta circular, de acuerdo con el artículo 78.2 de la Ley 19/2014:

a) Dar información incompleta o parcial, siempre que no esté justificado con el objeto de hacer compatible el derecho de acceso a la información pública con otros derechos.

b) Facilitar intencionadamente información sometida a la aplicación de los límites establecidos por la ley en perjuicio de terceros, salvo los referentes a datos personales protegidos.

c) Omitir el trámite de audiencia de los terceros afectados por las solicitudes de acceso a la información pública, si los terceros están claramente identificados.

d) Desestimar sin motivación las solicitudes de acceso a la información pública.

e) Facilitar deliberadamente la información en un formato o unas condiciones que impidan o dificulten manifiestamente la comprensión.

f) Condicionar el acceso a la información al pago de una contraprestación en los supuestos de acceso gratuito.

g) Exigir una solicitud previa o la obtención de una licencia tipo para reutilizar la información pública si este requisito no es exigible.

h) Incumplir los plazos establecidos para facilitar la información solicitada sin que haya una causa legal que lo justifique.

i) No resolver la solicitud de acceso a la información de manera expresa y motivada dentro del plazo preceptivo.

Sexto.- Documentos del circuito

La Agencia de Transparencia facilitará a través del programa de gestión de expedientes FIRMADOC las plantillas y modelos accesibles a todo el mundo, susceptibles de utilización en las diferentes fases del procedimiento del circuito descrito en esta circular, respondiendo a la casuística más común que pueda presentar. Los operadores los tendrán que completar y/o adaptar al caso concreto, especialmente en cuanto a su motivación.

Séptimo.- Protección de datos

Los servicios, en la documentación que generen en desarrollo de su tarea, tendrán que garantizar la protección de datos personales en cumplimiento de la legalidad vigente y se tendrá que procurar omitir las referencias identificativas de personas físicas para facilitar la anonimización de datos de cara a posibles futuras consultas de documentación.

Octavo.- Memoria

La Agencia de Transparencia elaborará con periodicidad anual una memoria descriptiva del ejercicio del derecho de acceso a la información pública de cuya tramitación se haya hecho cargo el AMB o sus organismos dependientes o vinculados, en este último caso, si la solicitud ha sido tramitada a través del Portal de Transparencia del AMB o su registro presencial o por derivación al AMB emitida por otra administración.

Barcelona, 2 de marzo de 2016

La Presidenta

Ada Colau Ballano

• Disposiciones de la Ley 19/2014 relativas al derecho de acceso a la información pública (Artículos 18-44)
• Disposiciones del Decreto 8/2021 relativas al derecho de acceso a la información pública (Artículos 53-75)
• Circular del procedimiento de ejercicio del derecho de acceso a la información pública en el Área Metropolitana de Barcelona [en catalán]
• Diagrama del procedimiento de ejercicio del derecho de acceso a la información pública
• Ficha de seguimiento de las solicitudes de derecho de acceso a la información pública [en catalán]
• Recomendación de refuerzo del procedimiento del ejercicio de derecho de acceso relativa a la confidencialidad de los solicitantes [en catalán]
• Más información sobre el trámite del derecho de acceso a la información pública